Ir pieejami dažādi standarta korespondences veidi, piemēram, rēķinu izdruka, konta izraksts utt. Var izveidot arī pielāgotus korespondences veidus.
Korespondenci var izveidot konkrēta biznesa darījuma apstrādes laikā vai vēlāk jau izveidotiem darījumu grāmatojumiem.
Korespondenci klientam / pārdevējam var nosūtīt dažādos formātos, piemēram, e-pastā un faksā. Sarakste būtībā ir vēstules utt., Kuras no SAP tiek sūtītas pārdevējam / klientam utt.
Saraksti var izveidot individuāli vai kolektīvi, ad hoc vai izmantojot automatizētu pakešdarbu.
Šajā apmācībā jūs uzzināsiet
- Sarakstes veidi
- Korespondences konfigurācijas
- Sarakste paaudze
- Korespondences druka
- Sarakste pa e-pastu
Sarakstes veidi
Tālāk ir sniegts dažādu standarta korespondences veidu saraksts, kurus var nokopēt, lai izveidotu īpašu pielāgotu veidlapu, programmu utt.
| Korespondences veids | Korespondences apraksts | Drukas programma | Obligātie dati | Standarta SAP skripta veidlapas paraugs |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Maksājuma paziņojumi | RFKORD00 | Dokumenta numurs | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Konta izraksti | RFKORD10 | Konta numurs un datums | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Izraksts par vekseļa maksājumiem | RFKORD20 | Dokumenta numurs | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Iekšējie dokumenti | RFKORD30 | Dokumenta numurs | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Atsevišķas vēstules | RFKORD40 | Konta numurs | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumentu izraksti | RFKORD50 | Dokumenta numurs | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Klientu paziņojumi | RFKORD11 | Klienta numurs un datums | F140_CUS_STAT_01 |
Korespondences konfigurācijas
Korespondences konfigurēšanu SAP var veikt, veicot tālāk norādītās darbības
1. solis. Nosakiet korespondences veidu
Ceļš: - SPRO> Finanšu grāmatvedība (jauna)> Debitoru un kreditoru parādi> Klientu konti> Rindas vienumi> Sarakste> Korespondences iestatījumu veikšana un pārbaude> Korespondences veidu definēšana
Darījuma kods: - OB77
Šeit ir pieejami dažādi SAP standarta korespondences veidi. Varat arī izveidot pielāgotos sarakstes veidus. Varat norādīt, kādi dati ir nepieciešami korespondences ģenerēšanai, piemēram, konta izraksta gadījumā varat norādīt, ka klientam / pārdevējam ir nepieciešams priekšraksts. Varat arī norādīt datuma parametrus un tekstu, kas jāparāda datuma izvēlei.
2. solis. Piešķiriet programmu korespondences tipam
Ceļš: -SPRO> Finanšu grāmatvedība (jauna)> Debitoru un kreditoru parādi> Klientu konti> Rindas vienumi> Sarakste> Korespondences iestatījumu veikšana un pārbaude> Korespondences tipu programmu piešķiršana
Darījuma kods: - OB78
Šeit jums jāsaista korespondences ģeneratora programma ar korespondences tipu. Varat arī norādīt dažādas programmas dažādiem uzņēmuma kodiem. (Šeit jūs varat norādīt noklusējuma variantu arī programmas izpildei. Varat izveidot šādu variantu no programmas SE38 / SA38 transakcijas .)
Varat arī izveidot savu pielāgoto programmu kā standarta programmas kopiju un veikt atbilstošas izmaiņas, lai apmierinātu jebkuru klienta specifisko vajadzību.
3. solis. Nosakiet korespondences veida izsaukšanas funkcijas
Ceļš: -SPRO> Finanšu grāmatvedība (jauna)> Debitoru un kreditoru parādi> Klientu konti> Rindas vienumi> Sarakste> Korespondences iestatījumu veikšana un pārbaude> Zvana funkciju noteikšana
Darījuma kods: - OB79
Šeit jums jānorāda, ka kurā brīdī jūs varat ģenerēt konkrēto korespondences veidu. Dažādiem uzņēmuma kodiem varat arī norādīt citu iestatījumu. Dažādas pieejamās iespējas ir: -
- Dokumenta ievadīšanas brīdī (piemēram, FB50, FB60 utt.)
- Maksājumu norakstīšanas laikā (piemēram, F-28, F-26 utt.)
- Dokumenta parādīšanas vai maiņas laikā (piemēram, FB02, FB03 utt.)
- Konta parādīšanas brīdī (piemēram, FBL1N, FBL5N utt.)
4. solis. Piešķiriet korespondences veidlapu korespondences drukas programmai
Ceļš: -SPRO> Finanšu grāmatvedība (jauna)> Debitoru un kreditoru parādi> Klientu konti> Rindu korespondence> Korespondences iestatījumu veikšana un pārbaude> Korespondences drukāšanas veidlapu nosaukumu definēšana
Darījuma kods: - OB96
Šeit jums jānorāda, kuru formu definīciju izmantos korespondences drukas programma. Dažādiem uzņēmuma kodiem varat arī norādīt citu iestatījumu. (SAP skripta forma tiek definēta, izmantojot transakciju SE71 , kur dažādi dati tiek sakārtoti izejas formātā, lai tos apstrādātu. Šī SAP skripta forma nosaka izkārtojuma izkārtojumu.)
Varat arī izmantot divu ciparu veidlapu ID, pēc kuriem vienā uzņēmuma kodā varat izsaukt dažādas formas dažādu veidlapu ID.
Šo veidlapas ID var norādīt drukas programmas atlases ekrānā, veidojot korespondenci. Vienlaikus korespondences veidam varat atlasīt tikai vienu veidlapas ID. Varat izveidot vairākus korespondences veidus, aktivizējot dažādus veidlapu ID.
5. solis. Nosakiet korespondences sūtītāja informāciju
Ceļš: -SPRO> Finanšu grāmatvedība (jauna)> Debitoru un kreditoru parādi> Klientu konti> Rindas vienumi> Sarakste> Korespondences iestatījumu veikšana un pārbaude> Nosakiet korespondences veidlapas sūtītāja informāciju
Darījuma kods: - OBB1
Šeit varat saistīt detalizētu informāciju par galveni, kājeni, parakstu un sūtītāju. Šis teksts tiek definēts, izmantojot darījumu SO10 ar teksta ID, kā norādīts iepriekš (piemēram, ADRS). Dažādiem uzņēmuma kodiem varat norādīt arī atšķirīgu iestatījumu. (Var definēt arī divciparu sūtītāja variantu, kuru varat dot drukas programmas atlases parametriem. Tas ļaus dažādu sūtītāja informāciju tajā pašā uzņēmuma kodā.)
6. solis. Definējiet korespondences šķirošanas variantus
Ceļš: -SPRO> Finanšu grāmatvedība (jauna)> Debitoru un kreditoru parādi> Klientu konti> Rindas vienumi> Sarakste> Veikt un pārbaudīt korespondences iestatījumus> Definēt korespondences šķirošanas variantus
Darījuma kods: - O7S4
Šeit varat norādīt, kādā secībā tiks ģenerēti korespondences burti. Piemēram, ja jūs ģenerējat konta izrakstu vairākiem piegādātājiem, pārdevēji tiks kārtoti šajā secībā, un pēc tam burts tiks ģenerēts. Šo kārtošanas variantu var norādīt drukas programmas izvēles ekrānā, veidojot korespondenci.
7. solis. Definējiet korespondences rindas elementu kārtošanas variantus
Ceļš: -SPRO> Finanšu grāmatvedība (jauna)> Debitoru un kreditoru parādi> Klientu konti> Rindas vienumi> Korespondence> Korespondences iestatījumu veikšana un pārbaude> Definēt rindu vienību šķirošanas variantus
Darījuma kods: - O7S6
Šeit varat norādīt, kādā secībā dažādie rindu elementi parādīsies korespondences burtos. Piemēram, ja pārdevēja konta izrakstā ir vairāki rēķini, rēķini tiks kārtoti šajā secībā, un pēc tam burts tiks ģenerēts.
Šo kārtošanas variantu var norādīt drukas programmas izvēles ekrānā, veidojot korespondenci.
Sarakste paaudze
Kā parādīts iepriekš, arī konfigurējot izsaukuma punktu, korespondenci var izveidot zemāk:
- Dokumenta ievadīšanas brīdī (piemēram, FB50, FB60 utt.)
- Maksājumu norakstīšanas laikā (piemēram, F-28, F-26 utt.)
- Dokumenta parādīšanas vai maiņas laikā (piemēram, FB02, FB03 utt.)
- Konta parādīšanas brīdī (piemēram, FBL1N, FBL5N utt.)
Saraksti var ģenerēt konkrētam dokumentam vai piegādātāja (-u) / klienta (-u) kontam. Turpmākie slaidi izskaidros korespondences veidošanu dažādos veidos un tās drukāšanu.
Korespondences ģenerēšana (A metode): -
Saraksti var ģenerēt, kamēr jūs izveidojat, maināt vai parādāt dokumentu.
Šim nolūkam dodieties uz Vide> Sarakste un atlasiet atbilstošo korespondences veidu, piemēram, skatiet zemāk redzamo ekrānu FB70 klienta rēķina izveidē: -
Līdzīgi jūs varat izveidot korespondenci no dokumenta displeja / mainīt no darījuma, piemēram, FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N utt.
Korespondences ģenerēšana (B metode)
Esošajiem grāmatvedības dokumentiem varat izmantot darījuma kodu FB12 .
Pēc uzņēmuma koda ievadīšanas tas prasīs korespondences veidu. Atlasiet Korespondences veids, un tas lūgs ievadīt dokumenta numuru / konta nr. utt., pamatojoties uz korespondences veida iestatījumu. Pēc tam tiek pieprasīta sarakste.
Korespondences ģenerēšana (C metode)
No darījuma F.27 varat ģenerēt korespondenci (konta izrakstu) pārdevējam (-iem) / klientam (-iem).
Šeit "Indikators pamatdokumentā" norādītajai vērtībai jāatbilst klienta / piegādātāja pamatdatos> Uzņēmuma kods> Sarakste norādītajai vērtībai.
Ja atzīmējat izvēles rūtiņu "Individual Request", tad, ja vienam un tam pašam pārdevējam / klientam ir rindas vienumi vairākos uzņēmuma kodos, katram uzņēmuma kodam tiks ģenerēts atsevišķs paziņojums.
Korespondences druka
Korespondences druka (A metode): -
Izmantojiet darījuma kodu F.61, lai izdrukātu attiecīgo jau izveidoto korespondences veidu. Veicot izpildi, tā vienkārši izdrukās korespondenci (ja ir konfigurēts e-pasts / fakss utt., Tad izvade tiks ģenerēta šajā formātā)
Korespondences druka (B metode): -
No darījuma F.64 jūs varat redzēt izveidoto korespondences vēstuli (Spole) un to var izdrukāt. (Atšķirība no F.61 ir tāda, ka F.64 var veikt arī citas darbības (piemēram, dzēst, drukas priekšskatījumu utt.) Jau izveidotajam korespondences pieprasījumam.)
Izveidoto spoli var redzēt un izdrukāt no darījuma SP02 vai Sistēma> Pašu spole pieprasījuma.
Sarakste pa e-pastu
Uzturiet e-pasta adresi iestatījumā klienta / piegādātāja galvenajā izvēlnē> Vispārīgi dati> cilne Adrese> Saziņa un saziņas metodi atlasiet kā e-pastu.
Uzturiet arī e-pasta ID klienta / pārdevēja galvenajā> Uzņēmuma koda dati> Cilne Sarakste.
Tad sarakste šim klientam / pārdevējam tiks ģenerēta e-pasta formātā, nevis drukas izvade (ņemot vērā lietotāja izejas iestatījumu, kas izdarīts, lai noteiktu komunikācijas metodi lietotāja izejā, kas dota nākamajā slaidā.)
(Piezīme. Tāpat jūs varat iestatīt faksa izvadi, standarta sakarus izvēloties kā FAKS un saglabājot faksa nr.)
Šī raksta autore ir Manisha Singh